¿Qué tan complicado es integrar HubSpot con otras plataformas que ya usamos en la empresa?

HubSpot hoy ofrece un ecosistema muy maduro de integraciones nativas, aplicaciones de marketplace y el nuevo Data Hub (antes Operations Hub) para orquestar información entre sistemas.​

¿Qué tan complicado es integrar HubSpot con lo que ya usamos?

La dificultad real depende de tres variables:​

• Qué herramientas quieres conectar (correo, calendario, WhatsApp, telefonía, ERP, sistemas internos).
• Qué tan ordenados y consistentes están hoy tus datos.
• Qué nivel de sincronización necesitas (solo contactos, también deals, facturas, contratos, tickets, etc.).

Para la mayoría de las herramientas de productividad y ventas, la integración con HubSpot se resuelve con conectores nativos o apps del marketplace en cuestión de minutos u horas, no en meses.​

Integraciones “básicas” que casi siempre son sencillas

En la práctica, casi todos los proyectos serios de HubSpot empiezan por conectar estas piezas:​

Google Workspace

• Gmail y Google Calendar

  • Registro automático de correos enviados/recibidos y reuniones en la ficha de cada contacto, empresa o deal de HubSpot.​​

  • Acceso al “mini CRM” de HubSpot dentro de Gmail para ver contexto del cliente sin cambiar de pantalla.​

• Google Drive

  • Enlace de documentos y carpetas a registros de contactos, oportunidades o tickets, centralizando documentación clave.​

Microsoft 365 (Office 365)

• Outlook (correo y calendario)

  • Logueo de emails y reuniones comerciales directamente en HubSpot.​

  • Sincronización de agendas para programar y rastrear seguimientos.​

• Microsoft Teams

  • Notificaciones, reuniones y colaboración desde Teams alrededor de oportunidades y clientes gestionados en HubSpot.​

Comunicación comercial y atención

• WhatsApp Business

  • Integraciones oficiales y de terceros permiten registrar conversaciones, asociarlas a contactos, desencadenar tareas y dar seguimiento a leads desde HubSpot.​

• Telefonía y videollamadas

  • Conexión con PBX en la nube y herramientas de videollamada para loguear llamadas, grabaciones y resultados directamente en el CRM.​

En todos estos casos, el trabajo más importante no es técnico, sino de diseño: definir qué se registra, dónde se guarda y con qué reglas, para que el CRM tenga información útil sin llenarse de ruido.​

¿Dónde se complica más? ERPs y sistemas legados

La complejidad sube cuando entran en juego sistemas de backoffice o desarrollos muy a la medida, por ejemplo:​

• ERPs: SAP, Oracle, NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Odoo u otros.
• Sistemas internos de facturación, pedidos, contratos o soporte.
• Plataformas heredadas de CRM que concentran años de datos desordenados.

Aquí ya no se trata solo de “conectar” herramientas, sino de diseñar un modelo de datos integrado:​

• Qué entidades se sincronizan (clientes, facturas, pedidos, contratos, incidencias) y cómo se mapean con contactos, empresas, deals y tickets de HubSpot.

• En qué dirección fluye la información: de ERP a HubSpot, de HubSpot al ERP o de manera bidireccional.

• Qué sistema es la fuente de verdad para cada dato (por ejemplo, facturación en ERP, interacción comercial en HubSpot).

El nuevo Data Hub de HubSpot (evolución de Operations Hub) y Data Sync permiten simplificar mucho este tipo de escenarios, ofreciendo conectores listos, mapeos configurables y monitoreo centralizado del flujo de datos.​

Riesgos típicos al integrar HubSpot (y cómo evitarlos)

La tecnología ya resuelve buena parte del problema; los errores vienen cuando se integra sin diseño ni gobierno.​

Algunos riesgos frecuentes:

• Ensuciar el CRM

  • Duplicados, campos inconsistentes o información “chueca” cuando no se definen bien mapeos, claves únicas y reglas de actualización.​

• Conectar “todo con todo” sin priorizar

  • Integraciones que mandan datos irrelevantes a HubSpot y saturan a los usuarios, generando rechazo y falta de confianza en los reportes.​

• Falta de responsables y mantenimiento

  • Nadie monitorea errores de sincronización, cambios de API o nuevas necesidades de negocio; con el tiempo, el ecosistema se vuelve frágil y poco confiable.​

La clave es trabajar con una arquitectura clara, casos de uso bien priorizados y un modelo de gobierno de datos desde el inicio.​

Cómo te ayuda Zubia a que integrar HubSpot NO sea un dolor de cabeza

Zubia trabaja HubSpot como el núcleo de un ecosistema digital comercial, no como “una herramienta más”, y justamente ahí está el valor cuando ya tienes muchas plataformas operando.​

1. Diagnóstico y mapa de integraciones

• Zubia parte de entender tu stack actual: Google Workspace, Microsoft 365, telefonía, WhatsApp, ERP, herramientas internas y cualquier plataforma crítica para tu operación.​

• A partir de esto, diseña un mapa de integraciones priorizado:

  • Primero integraciones rápidas y de alto impacto (correo, calendario, llamadas, WhatsApp, formularios web, firmas electrónicas).​

  • Después, sistemas de backoffice (ERP, facturación, gestión de contratos, soporte avanzado), siempre alineados a objetivos comerciales específicos.​

2. Implementación técnica con foco en negocio

• Configuración de integraciones nativas y de marketplace para Google Workspace, Microsoft 365, suites de comunicación, WhatsApp y otras herramientas clave.​

• Uso de HubSpot Data Hub / Data Sync y, cuando hace falta, conectores o APIs específicas para ERPs como SAP, Oracle, NetSuite, Dynamics 365, Odoo y sistemas internos.​

• Pruebas y ajustes por fases, validando con tus equipos que los datos correctos llegan al lugar correcto y que los flujos de trabajo realmente ayudan, no estorban.​

3. Gobierno de datos y adopción

• Definición de reglas de calidad de datos:

  • Campos obligatorios, dueños de registros, políticas de deduplicación y criterios de “fuente de verdad” por sistema.​

• Acompañamiento a tus equipos para que usen y confíen en el ecosistema integrado:

  • Capacitación para que ventas, marketing y servicio entiendan qué información verán en HubSpot y cómo aprovecharla en su día a día.​

Con este enfoque, integrar HubSpot con lo que ya usas deja de ser un riesgo técnico y se convierte en una palanca clara para tener una operación comercial más conectada, eficiente y lista para escalar en América Latina.​