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¿Cómo medir los tiempos del equipo comercial en HubSpot?

Aprende a configurar propiedades, reportes y dashboards en HubSpot para medir los tiempos clave de tu equipo comercial (respuesta, seguimiento y cierre) y tomar decisiones con información clara y accionable.

En Zubia hemos visto que medir bien los tiempos comerciales es el punto de partida para tener una operación de ventas más predecible, alineada y rentable. HubSpot permite hacerlo de forma estructurada, siempre que combines las propiedades correctas con una buena configuración de reportes y dashboards.

Tiempos comerciales que vale la pena medir

Para una operación comercial guiada por RevOps, recomendamos empezar con estos indicadores:

  • Tiempo de primera respuesta a nuevos leads (Speed to Lead).

  • Tiempo entre creación de negocio y cierre (Days to Close o tiempo a cierre).

  • Tiempo entre actividades comerciales (cadencia de seguimiento: llamadas, correos, tareas).​

  • Días sin actividad de negocios en el pipeline (deals que se están enfriando).

Estos datos ayudan a tus líderes comerciales a entender dónde se están perdiendo oportunidades: en la velocidad de respuesta, en la calidad del seguimiento o en la duración del ciclo de ventas.

Propiedades clave en HubSpot

  1. Tiempo a cierre (Deals)

    • Usa la propiedad estándar “Days to Close” o crea una propiedad calculada que mida los días entre la fecha de creación y la fecha de cierre del negocio.

    • Analiza estos datos por pipeline, etapa y propietario para identificar dónde se alargan los ciclos de venta.​

  2. Tiempo de respuesta a leads (Contacts/Leads)

    • Crea una propiedad de fecha/hora para registrar la primera actividad comercial (llamada, correo, reunión) y otra propiedad calculada para el “Tiempo hasta primera respuesta”.

    • Con esto podrás evaluar el desempeño por ejecutivo, canal de entrada y fuente de lead, alineando tus SLA comerciales con la operación diaria.

  3. Actividades de ventas y seguimiento

    • HubSpot registra automáticamente llamadas, correos, reuniones y tareas como actividades asociadas a contactos, empresas y negocios.​

    • Estas actividades son la base para reportes de productividad diaria, cadencia de seguimiento y cumplimiento de metas comerciales.​​

Cómo construir reportes de tiempos en HubSpot

  1. Reporte de tiempo de respuesta a leads

    • Si tu licencia lo incluye, utiliza Sales Analytics para revisar el “Lead response time” y entender cuán rápido responde tu equipo a nuevas oportunidades.​

    • También puedes crear un reporte personalizado donde:

      • Las dimensiones sean propietario, canal y fuente de lead.

      • La métrica principal sea el promedio de “Tiempo hasta primera respuesta”.

  2. Reporte de tiempo a cierre de negocios

    • Desde el generador de reportes personalizados de negocios, configura:

      • Eje X: pipeline, etapa o propietario.

      • Métrica: promedio de “Days to Close” o de tu propiedad calculada de días entre creación y cierre.

      • Filtro: negocios “Cerrado ganado” en el periodo de análisis que te interese.​

  3. Reportes de actividad comercial en tiempo real

  • Crea paneles que muestren:

    • Llamadas realizadas vs. objetivo.

    • Correos enviados y correos con respuesta.

    • Tareas creadas, completadas y vencidas.​​

  • Estos dashboards permiten a dirección comercial tener una visión de “sala de control” sobre el esfuerzo del equipo durante el día y anticiparse a los cuellos de botella.​​

Dashboard recomendado tipo “Sala de ventas”

Panel Qué muestra Para qué sirve
Tiempo de respuesta a leads Horas/minutos promedio hasta la primera respuesta por ejecutivo y canal Alinear al equipo con los SLA definidos y evitar que los leads se enfríen.
Tiempo a cierre Días promedio a cierre por pipeline y por representante Identificar ciclos de venta largos y oportunidades que requieren apoyo táctico.
Actividad diaria Llamadas, correos y tareas vs. objetivo Gestionar productividad, foco y adopción de HubSpot en el equipo comercial.​​
Negocios sin actividad Deals sin actividad en X días Priorizar oportunidades que corren riesgo de perder valor por falta de seguimiento.
Embudo con tiempos por etapa Negocios por etapa y tiempo promedio en cada una Detectar etapas específicas donde los negocios se estancan.​​
Buenas prácticas desde la perspectiva RevOps

  • Define SLA de respuesta claros (por ejemplo: responder leads en menos de 15 minutos) y conviértelos en metas visibles dentro de tus reportes.

  • Estandariza cómo registra el equipo las actividades en HubSpot para asegurar que los reportes reflejen la realidad de tu operación comercial.

  • Revisa de forma periódica tus tiempos por pipeline y por etapa para alinear procesos, habilitación comercial y uso de tecnología con tus objetivos de crecimiento.

Si hoy ya tienes HubSpot, pero tus tiempos comerciales no son tan claros como te gustaría, en Zubia podemos acompañarte a diseñar dashboards, propiedades y procesos de RevOps que traduzcan tus datos en decisiones concretas de crecimiento. Agenda una conversación con nuestro equipo y revisamos juntos cómo llevar la medición de tu operación comercial al siguiente nivel, sin compromisos y con enfoque totalmente práctico.